Administratör till Enheten för intern fastighetsservice - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

”I min roll får jag möjlighet att träffa väldigt många olika personer och bistå dem i olika frågor. Jag tycker därför att det är viktigt att vi på enheten har förmågan att alltid ge en god service, att vi kan hantera alla typer utav människor och att vi klarar av att ha många bollar i luften samtidigt. Vi är en liten enhet så för mig är det självklart att vi hjälps åt, samarbetar i olika frågor och att vi täcker upp för varandra”.

Så beskriver Ann-Sofie sin roll på enheten.

Arbetet innebär

Enheten för intern fastighetsservice ingår i Fastighetsavdelningen och ansvarar för att Domstolsverket har fungerande lokaler och arbetsplatser vid huvudkontor och lokalkontor. I din roll som administratör på enheten för IFS kommer du ha din arbetsplats i Domstolsverkets reception. Här kommer du att ta emot och registrera besökare och vara ett administrativt stöd både inom enheten men även ut mot verksamheten.

I arbetet ingår det att ha värdskap för våra mötesrum och utbildningslokaler. Att vara förstalinjens support för mötestekniken. Du hanterar olika beställningar och ärenden.

Följande arbetsuppgifter förekommer:

• Ta emot och registrera besökare
• Support mötesteknik
• Värdskap och omsorg kring möteslokaler
• Säkerhetsintroduktion för nyanställda
• Administrera i säkerhetssystemet
• Återsamlingsledare vid utrymning
• Administration av broschyrer och informationsmaterial
• Administrativt stöd till avdelningar och enheter inom Domstolsverket
• Samverka med vaktmästeriet i olika frågor som rör enhetens gemensamma serviceleverans
• Hantera eventuella fika- och lunchbeställningar i samband med möten
• Administrera beställningar av tjänstekort och ID06
• Revidera checklistor och rutinbeskrivningar inom receptionens ansvarsområde.

Kvalifikationer

Du är en öppen och positiv person och du trivs med ett högt tempo. Du lär dig snabbt nya arbetsuppgifter och hjälper till där det behövs. Du bör ha en utbildning motsvarande gymnasium. Erfarenhet inom service, administration och säkerhet är önskvärt. Du är duktig på att uttrycka dig enkelt och tydligt i tal och skrift och har goda datakunskaper. Som person är du strukturerad, flexibel och har förmågan att hålla många bollar i luften och gillar att arbeta i team i en utpräglad serviceorganisation.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper.

Vi vill att du i ditt personliga brev kort beskriver hur du tagit initiativ och hur resultatet blev.

Vilka är vi

Domstolsverkets huvudkontor finns mitt i expansiva Jönköping och har lokalkontor i Stockholm, Göteborg och Malmö. På myndigheten arbetar cirka 390 personer med att utveckla, administrera och stödja de ca 80 självständiga myndigheterna i Sveriges Domstolar, inom områdena HR, IT, kompetensutveckling, ekonomi, juridik, kommunikation samt säkerhet och fastighetsfrågor.

Fastighetsavdelningen ansvarar för att, utifrån ett helhetsperspektiv, driva frågor om lokalförsörjning, teknik och säkerhet för Sveriges Domstolar och arbetar över hela landet. Vår vision är att vi skall vara bäst – på det vi gör. Vi gillar snabba och korta beslutsvägar, tillitsbaserad ledning med stort eget ansvar, stort fokus på kunden och att hela tiden utveckla våra leveranser. Avdelningen har ca 45 medarbetare och är indelad i fyra enheter som arbetar i nära samverkan, inte minst i projektform: Intern fastighetsservice, Lokalenheten, Teknikenheten och Säkerhetsenheten.

Enheten för intern fastighetsservice ser till att det finns fungerande och hållbar service gällande interna fastighets- och servicefrågor inom områdena vaktmästeri, reception, lokalplanering, egendomsskydd (larm och passagesystem och Systematiskt Brandskyddsarbete) för Domstolsverket.

Övrigt

Domstolsverket kan komma att tillämpa provanställning.